Zakładanie działalności jako Psycholog

Zakładanie działalności jako Psycholog

Psycholog - zakładanie własnej działalności FAQ

Planujesz otworzyć własną praktykę psychologiczną? W tym wpisie znajdziesz kluczowe porady dotyczące rejestracji, wyboru formy działalności i autopromocji.

 Dowiedz się, jak uniknąć błędów i skutecznie rozpocząć swoją zawodową niezależność! Coś jest nie jasne? Napisz do nas, pomożemy Ci!

 

1. Założenie działalności przez psychologa

Założenie własnej działalności przez psychologa lub psychiatrę może być ekscytującą przygodą – to jak wyruszenie w rejs po nieznanych wodach, gdzie sami wyznaczamy kurs i budujemy swoją markę. Z drugiej strony wiąże się to z wieloma pytaniami: od tych prawno-formalnych, przez marketingowe, aż po kwestie etyczne i organizacyjne. Jak się w tym wszystkim nie pogubić? Poniżej omawiamy najczęstsze wątpliwości, które pojawiają się w głowie specjalistów planujących otwarcie własnej praktyki. W podsumowaniu przedstawiamy także gotowe odpowiedzi w formie FAQ, by rozwiać wszelkie niejasności.

 

 

2. Dlaczego warto założyć własną praktykę?

Pierwszym pytaniem, jakie możemy sobie zadać, jest: czy własny biznes w ogóle mi się opłaca? Pracując na etacie w przychodni czy innej placówce, mamy wprawdzie stałe źródło dochodu, ale jednocześnie musimy dostosowywać się do narzuconych zasad oraz limitów czasowych. Natomiast własna działalność daje swobodę i elastyczność:

  • Sam decydujesz o swoim grafiku: możesz ustawić godziny przyjęć tak, by pasowały do twojego stylu życia.
  • Sam decydujesz o rozwoju: łatwiej wprowadzać nowe usługi czy pomysły marketingowe.
  • Możliwość zwiększenia dochodów: przy dobrej organizacji i promocji potencjalny zarobek może być wyższy niż na etacie.

Własna praktyka to jednak wyzwanie. Jesteśmy jednocześnie specjalistą, menedżerem, marketerem i księgowym. Dlatego warto przygotować się na różnorodne pytania i dylematy.

 

 

3. Wybór formy działalności gospodarczej

3.1. Jednoosobowa działalność gospodarcza

Jednoosobowa działalność gospodarcza to jedna z popularniejszych form przy otwieraniu praktyki psychologicznej czy psychiatrycznej. Jej zaletą jest:

  • Łatwa rejestracja: wypełnienie wniosku CEIDG i dopełnienie kilku formalności w urzędzie to stosunkowo szybka procedura.
  • Proste rozliczenia: księgowość w przypadku jednoosobowych działalności bywa dość przystępna, zwłaszcza kiedy korzystamy z pomocy biura rachunkowego.
  • Niższe koszty początkowe: brak konieczności wniesienia kapitału zakładowego.

Minusem jest jednak odpowiedzialność całym swoim majątkiem za ewentualne zobowiązania finansowe. W przypadku branży psychologicznej czy psychiatrycznej ryzyko dotyczy przede wszystkim kosztów zatrudnienia, reklamacji czy ewentualnych spraw sądowych związanych z naruszeniem praw pacjenta – choć, oczywiście, nie jest to powszechne zjawisko.

3.2. Spółka cywilna lub spółka kapitałowa

Gdy planujesz łączyć siły z innymi specjalistami, rozważ spółkę cywilną lub spółkę kapitałową. W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) odpowiedzialność za zobowiązania spoczywa głównie na spółce, a nie na jej wspólnikach. Minusem jest jednak większy formalizm i koszty rejestracji. Jeśli planujesz założyć centrum terapeutyczne (podmiot leczniczy) z różnymi specjalistami, ta forma prawna zwykle okazuje się lepszym rozwiązaniem, gdyż daje większą kontrolę księgową nad dokumentami, kosztami firmy, jej należnościach i zobowiązaniach.

 

 

4. Kwestie formalne i rejestrowe

4.1. Kody PKD

Kody PKD określają rodzaj działalności, jaką będziesz prowadzić. Psycholog czy psychiatra najczęściej korzysta z kodu:

  • 86.90.E – Pozostała działalność w zakresie opieki zdrowotnej, gdzie indziej niesklasyfikowana.

Warto zadbać o prawidłowe przypisanie kodu PKD już na etapie rejestracji, by uniknąć problemów w przyszłości. Jeśli planujesz dodatkowe aktywności, np. szkolenia czy warsztaty, pamiętaj o dodaniu odpowiednich kodów.

4.2. Rejestracja w CEIDG i KRS

  • CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej) dotyczy jednoosobowych działalności gospodarczych oraz spółek cywilnych.
  • KRS (Krajowy Rejestr Sądowy) jest obowiązkowy dla spółek kapitałowych (sp. z o.o., spółek akcyjnych) i innych podmiotów wymagających wpisu.

Wypełniając wniosek, musisz podać m.in. nazwę firmy (może to być Twoje imię i nazwisko z dopiskiem “psycholog” lub “psychiatra”), adres i wybrany kod PKD.

 

 

5. Jakie wyposażenie i lokal są potrzebne?

5.1. Standard gabinetu

Gabinet psychologiczny lub psychiatryczny powinien budzić zaufanie i komfort. To przestrzeń, gdzie pacjent musi czuć się bezpiecznie. Dlatego zwróć uwagę na:

  • Ciepłe kolory ścian i odpowiednie oświetlenie, najlepiej naturalne.
  • Wygodne fotele lub kanapy dla Ciebie i pacjenta.
  • Wystrój – unikaj nadmiernej ilości dekoracji, by nie rozpraszać uwagi pacjenta.

5.2. Wynajem czy zakup lokalu?

W zależności od budżetu i planów:

  • Wynajem: niższy koszt początkowy, elastyczność w zmianie lokalizacji, ale brak gwarancji stałej siedziby.
  • Zakup: jednorazowo duży wydatek, ale stanowi inwestycję w przyszłość. Dodatkowo możesz dostosować pomieszczenia dokładnie do swoich potrzeb.

5.3. Wyposażenie i ergonomia

Ergonomia jest ważna – zarówno Ty, jak i pacjent spędzacie w gabinecie sporo czasu. Zadbanie o dobrej jakości fotele, oświetlenie antyrefleksyjne czy regulowane biurko wspiera komfort pracy i zdrowie kręgosłupa.

 

 

6. Wymagania prawne i sanitarne

6.1. Opinie Sanepidu

Przy uruchamianiu gabinetu medycznego lub psychologicznego czasem wymagana jest opinia Sanepidu. Dotyczy to głównie warunków higieniczno-sanitarnych, jak odpowiedni metraż, dostęp do łazienki, czy spełnienie norm wentylacyjnych.

6.2. Dostęp dla osób niepełnosprawnych

Jeżeli twój gabinet ma funkcjonować jako miejsce publicznie dostępne, warto zapewnić udogodnienia dla osób z niepełnosprawnościami: podjazdy, szerokie drzwi, odpowiednio dostosowaną toaletę. W niektórych przypadkach przepisy mogą tego wymagać, a jest to również wyraz dbałości o wszystkich pacjentów.

 

 

7. Księgowość i podatki w praktyce psychologicznej

7.1. Podatek dochodowy

Decydując o opodatkowaniu, masz do wyboru:

  • Zasady ogólne (skala podatkowa): stawka podatku 12% i 32% po przekroczeniu 120.000,00 kwoty dochodu w roku. W tej opcji księgujemy zarówno przychody jak i koszty.
  • Podatek liniowy (19%): stała stawka podatku, korzystna przy wyższych dochodach lub posiadania innych wysokich dochodów, np. z umowy o pracę. W tej opcji także księgujemy przychody jak i koszty.
  • Ryczałt: odpowiedni dla niektórych rodzajów działalności, jednak nie zawsze optymalny w przypadku usług psychologicznych, zależy od kwalifikacji kodu PKD oraz przewidywanych kosztów. Zazwyczaj dla psychologa jest to stawka 14%, ale jeśli psycholog wykona usługę szkoleniową, to stawka już będzie inna. Na ryczałcie nie księgujemy kosztów.

Wybór formy opodatkowania to kluczowa decyzja – warto skonsultować ją z księgowym. Zwłaszcza, że oprócz formy opodatkowania istotny jest również koszt składki zdrowotnej. Przeanalizowanie tych dwóch kwestii łącznie pozwoli wybrać najkorzystniejszy wariant.

7.2. Podatek VAT

Usługi psychologiczne i psychiatryczne mogą być zwolnione z podatku VAT, jeśli stanowią usługi w zakresie opieki zdrowotnej. Są wtedy zwolnione z vat niezależnie od kwoty sprzedaży. Jednak w przypadku usług szkoleniowych lub prowadzenia warsztatów taka preferencja nie zawsze obowiązuje. Inną opcją zwolnienia z VAT, jest skorzystanie ze zwolnienia podmiotowego do 200.000,00 obrotu rocznie, które jest możliwe w większości przypadków wykonywanych usług, bez podziału na usługi w zakresie opieki zdrowotnej, szkolenia czy warsztaty.

7.3 Kasa fiskalna

Kasa fiskalna obowiązuje psychologa w sytuacji, gdy przyjmuje pacjentów prywatnie. Jeśli świadczy usługi np. dla podmiotu leczniczego, innej praktyki lekarskiej czy innej firmy której wystawia fakturę lub rachunek – taka sprzedaż nie jest brana pod uwagę w temacie kasy fiskalnej. Co do zasady, psycholog po przekroczeniu 20.000,00 sprzedaży dla osób fizycznych powinien zakupić kasę fiskalną i wystawiać paragony. Chyba że – od pierwszej transakcji wszystkie zapłaty za usługi, będą wpływać na konto bankowe, a psycholog posiada dokumentację lub ewidencję z której jednoznacznie wynika, czego zapłata dotyczyła – wtedy nie musi posiadać kasy fiskalnej niezależnie od uzyskiwanych kwot.

7.4. Zatrudnienie księgowego czy biura rachunkowego?

Jeśli przerażają cię rozliczenia i formalności, rozważ współpracę z księgowym lub biurem rachunkowym. To pozwoli Ci skupić się na pracy z pacjentami, zamiast na ślęczeniu nad fakturami. Choć to dodatkowy koszt, w perspektywie czasu może okazać się niezwykle opłacalny, bo ograniczy ryzyko błędów i kar finansowych.

 

 

8. Koszty prowadzenia działalności

8.1. Składki ZUS

Prowadząc własną działalność, jesteś zobowiązany do opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Początkujący przedsiębiorcy mogą korzystać z tzw. ulgi na start (zwolnienie ze składek na ubezpieczenia społeczne przez 6 miesięcy), a następnie z preferencyjnych stawek ZUS przez kolejne 24 miesiące. To spore ułatwienie na start. A jeśli jesteś dodatkowo zatrudniony w innej firmie, gdzie masz płacone składki społeczne od kwoty powyżej minimalnego wynagrodzenia, możesz skorzystać z tzw zbiegu ubezpieczenia i płacić samą składkę zdrowotną.

8.2. Koszty stałe

Podstawowe koszty, z którymi musisz się liczyć to:

  • Wynajem lub rata kredytu za lokal
  • Media (prąd, woda, internet)
  • Materiały biurowe
  • Oprogramowanie do telewizyt, organizerów, koszt sprzętu (laptop itp.)
  • Składki ubezpieczeniowe (OC zawodu)
  • Koszty superwizji, szkoleń, kursów, studiów, fachowej literatury
  • Koszty samochodu lub innych środków transportu
  • Koszty reklamy, pozycjonowania, hostingu, domeny

Warto przygotować sobie szczegółowy kosztorys, by uniknąć niemiłych niespodzianek w trakcie rozkręcania gabinetu.

 

 

9. Marketing i promocja usług psychologicznych

9.1. Strona internetowa i media społecznościowe

Strona internetowa pełni rolę wizytówki – w dzisiejszych czasach to podstawa. Powinna być czytelna, estetyczna, z jasno przedstawioną ofertą i danymi kontaktowymi. Warto zainwestować w podstawowe pozycjonowanie (SEO), by pacjenci mogli Cię znaleźć w wyszukiwarce. Media społecznościowe (Facebook, Instagram, LinkedIn) to miejsca, gdzie można promować swoją markę ekspercką, dzielić się wiedzą, publikować ciekawostki czy informować o wolnych terminach.

9.2. Rekomendacje i opinie od klientów

Dla psychologa czy psychiatry kluczowym źródłem nowych pacjentów są polecenia i pozytywne opinie. Warto zachęcać zadowolonych klientów do wystawiania recenzji, np. w Google Moja Firma czy na portalach branżowych. Pamiętaj jednak o zachowaniu poufności – nie możesz zdradzać danych i szczegółów sesji!

Jeżeli potrzebujesz stworzyć stronę www, wizytówkę czy profil w Google lub innych Social Mediach aby zacząć rozwijać swoją firmę daj znać! Współpracujemy z firmą która Ci pomoże. Dla klientów naszego biura są zaplanowane rabaty 🙂

 

10. Zarządzanie czasem i harmonogramem

10.1. Rezerwacje wizyt online

Platformy i aplikacje do rezerwacji wizyt online ułatwiają życie Tobie i pacjentom. Pozwalają na:

  • Przeglądanie wolnych terminów w czasie rzeczywistym.
  • Automatyczne powiadomienia i przypomnienia o zbliżającej się wizycie.
  • Możliwość modyfikacji wizyt bez dzwonienia.

10.2. Automatyzacja zadań biurowych

Systemy CRM (Customer Relationship Management) czy różnego rodzaju oprogramowanie do zarządzania pacjentami przydaje się w codziennej pracy. Pozwala prowadzić dokumentację, wysyłać e-maile i faktury, a nawet przeprowadzać ankiety zadowolenia klientów. Dzięki temu oszczędzasz czas i zyskujesz lepszą kontrolę nad sprawami organizacyjnymi.

 

 

11. Etyka i odpowiedzialność zawodowa

Własna działalność to większa swoboda, ale też większa odpowiedzialność. Psycholog i psychiatra to zawody zaufania publicznego – tu nie ma miejsca na reklamę w stylu “krzykliwych billboardów”. Istotne jest zachowanie zasad etyki: ochrona danych pacjentów, poszanowanie granic i dbanie o dobrostan osób, które zgłaszają się po pomoc. Zasady etyczne określają także, jakie formy promocji są dozwolone, a jakie uznawane za nieprofesjonalne.

 

 

12. Dokumentacja i przechowywanie danych

12.1. RODO a dokumentacja medyczna

Od momentu wejścia w życie RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych) trzeba zwrócić szczególną uwagę na sposób gromadzenia i przechowywania informacji o pacjentach. Dokumentacja medyczna psychologa czy psychiatry zawiera informacje wrażliwe, dlatego powinna być przechowywana w:

  • Zabezpieczonych szafach lub szafkach zamykanych na klucz.
  • Systemach informatycznych chronionych hasłem i szyfrowaniem danych.

12.2. Bezpieczeństwo informacji

Dbanie o tajemnicę zawodową i bezpieczeństwo danych to nie tylko wymóg prawny, ale też podstawa zaufania pacjentów. Warto opracować procedury postępowania w razie ewentualnego naruszenia bezpieczeństwa, np. włamania do systemu czy kradzieży sprzętu.

 

 

13. Zakres usług i rozwijanie oferty

13.1. Konsultacje online

Konsultacje online zyskują na popularności, zwłaszcza w ostatnich latach. Własna działalność daje elastyczność w tym obszarze:

  • Zasięg – można dotrzeć do pacjentów spoza Twojej lokalizacji.
  • Wygoda – obie strony mogą odbyć konsultację z dowolnego miejsca na świecie.
  • Wyzwania – pamiętaj o zabezpieczeniu poufności i właściwej platformie do wideorozmów.

13.2. Warsztaty i szkolenia

Warsztaty z radzenia sobie ze stresem, szkolenia z komunikacji czy webinary o zdrowiu psychicznym to dodatkowe źródło dochodów i sposób na zwiększenie rozpoznawalności. Co ważne, prowadzenie takiej działalności może wymagać dodatkowych kodów PKD (np. 85.59.B – pozostałe pozaszkolne formy edukacji).

 

 

14. FAQ – Najczęstsze pytania psychologów i psychiatrów

Pora przejść do sedna. Psycholog czy psychiatra planujący otwarcie własnej praktyki często stawia sobie serię pytań. Oto przykładowe kwestie, które mogą się pojawić.

14.1. Pytania o formalności

  1. Czy potrzebuję dodatkowych zezwoleń na prowadzenie gabinetu?
    W większości przypadków nie – wystarczą wpisy do CEIDG lub KRS. Jednak w zależności od lokalnych wymagań i świadczonych usług, warto skontaktować się z odpowiednimi instytucjami. W przypadku działalności medycznej będzie potrzebne obowiązkowe ubezpieczenie OC.
  2. Jaki kod PKD wybrać?
    Najczęściej 86.90.E dla usług psychologicznych lub psychiatrycznych. Jeżeli planujesz także szkolenia, rozważ dodatkowe kody.
  3. Czy muszę prowadzić dokumentację medyczną jak lekarz?
    Tak. Psychiatrzy i psychologowie w niektórych przypadkach są zobowiązani do prowadzenia dokumentacji, przy czym psychiatrzy są lekarzami i muszą spełniać wszystkie wymagania dotyczące dokumentacji medycznej.

14.2. Pytania o organizację pracy

  1. Jak rozliczać czas spędzony na przygotowaniach, szkoleniach, czy dojazdach do pacjentów?
    Formalnie to część twojego czasu pracy, jednak przy tradycyjnej formie rozliczania (stawka godzinowa za sesję) nie wystawiasz pacjentowi faktury za dojazd czy przygotowanie. Możesz jednak uwzględnić te koszty w swojej stawce.
  2. Jak ustalać cennik usług?
    Weź pod uwagę koszty stałe, czas trwania sesji, doświadczenie zawodowe, lokalizację i konkurencję na rynku. Sprawdź, jakie stawki obowiązują w podobnych gabinetach w twojej okolicy.
  3. Czy przyjmować płatności kartą i online?
    Wygoda pacjentów to podstawa. Terminal płatniczy czy systemy do płatności elektronicznych (PayU, Przelewy24, BLIK) mogą ułatwić rozliczenia i poprawić wizerunek gabinetu.

14.3. Pytania o rozwój biznesu

  1. Jak przyciągnąć pierwszych klientów?
    Zadbaj o marketing w mediach społecznościowych, załóż czytelną stronę internetową, rozważ założenie wizytówki Google Moja Firma. Wiele osób szuka psychologa lub psychiatry właśnie w sieci.
  2. Czy warto rozwijać ofertę o konsultacje online?
    Jak najbardziej. W dobie cyfryzacji i po przejściach pandemicznych konsultacje online stają się standardem. Umożliwiają dotarcie do szerszej grupy pacjentów.
  3. Kiedy rozważyć zatrudnienie asystenta lub innego specjalisty?
    Gdy ilość obowiązków zaczyna przerastać twoje możliwości i zauważasz, że cierpi na tym komfort twojej pracy lub czas dla pacjentów, warto rozważyć poszerzenie zespołu.

14.4. Dodatkowe pytania, które często się pojawiają

Czy muszę mieć specjalny certyfikat, aby oferować konsultacje online?
W Polsce nie istnieje odrębny certyfikat nakazujący posiadanie uprawnień do prowadzenia konsultacji online. Ważne jest jednak zachowanie bezpieczeństwa i poufności sesji. Jeśli prowadzisz terapię, musisz mieć uprawnienia psychoterapeuty lub lekarza psychiatry, a forma online jest jedynie innym kanałem świadczenia usług.

Czy mogę prowadzić gabinet w domu?
Tak, pod warunkiem że przestrzeń spełnia wymogi sanitarne i nie narusza prywatności innych domowników. Sprawdź lokalne przepisy oraz upewnij się, że masz wydzielone pomieszczenie na gabinet.

Jak dbać o swoją kondycję psychiczną jako terapeuta?
Niezależnie od formy zatrudnienia, bycie terapeutą jest obciążające emocjonalnie. Warto korzystać z superwizji, brać udział w szkoleniach i dbać o własny dobrostan: regularny odpoczynek, sport, hobby, a czasem też pomoc innego specjalisty.

Co w przypadku prowadzenia terapii grupowych lub warsztatów w gabinecie?
Musisz zapewnić odpowiednią przestrzeń i wygodę. W przypadku warsztatów czy szkoleń warto zatroszczyć się o dostęp do łazienki, miejsca na przerwę kawową czy materiały dydaktyczne. Sprawdź też, czy wymaga to dodatkowych zgłoszeń lub koncesji.

Jak wyceniać usługi w mniejszych miejscowościach, gdzie zarobki są niższe?
Weź pod uwagę średni poziom cen na danym obszarze i dostosuj stawki, uwzględniając koszty własne. W mniejszych miejscowościach rynek jest mniejszy, ale często bardziej spragniony profesjonalnej pomocy, co może ułatwić budowanie lojalnej bazy pacjentów.

 

 

15. Podsumowanie i wnioski

Zakładanie własnej działalności przez psychologa lub psychiatrę przypomina kompletowanie puzzli: każdy element – od formy rejestracji, przez marketing, aż po etyczną stronę zawodu – musi idealnie pasować do całości. Kluczowa jest wiedza o przepisach i dobrych praktykach, a także świadomość potrzeb pacjentów, którzy oczekują profesjonalizmu i empatii. Własny gabinet to wolność, ale też odpowiedzialność. Wymaga ciągłego rozwoju, nauki, a często współpracy z innymi ekspertami. Jednak satysfakcja płynąca z tego, że możesz oferować wsparcie i rozwijać własną markę jest bezcenna.

Pamiętaj, że dobre przygotowanie to połowa sukcesu. Każdy punkt wymieniony powyżej służy temu, byś mógł skoncentrować się na tym, co najważniejsze – pomocy innym w poprawie ich zdrowia psychicznego. Reszta to już kwestie organizacyjne, które przy odrobinie zaangażowania i wsparcia specjalistów (np. księgowych, prawników) staną się naturalną częścią codziennej rutyny.