Poprzednia część „Krajowy System e-Faktur (KSeF) „na chłopski rozum” część 1/2” znajduje się tutaj.
Jak zacząć użytkować KSeF? Logowanie w zależności od formy
Logowanie do systemu KSEF, zależy od formy działalności.
- W przypadku JDG (Jednoosobowej Działalności Gospodarczej) wystarczy Profil Zaufany lub Podpis Kwalifikowany. System automatycznie rozpozna powiązanie PESEL-NIP.
- W przypadku Spółek (z o.o., akcyjnych), stowarzyszeń, fundacji, konieczna jest Kwalifikowana Pieczęć Elektroniczna (która zawiera NIP spółki). Jeśli spółka jej nie posiada, musi złożyć w Urzędzie Skarbowym papierowe zawiadomienie ZAW-FA, w którym wskazuje konkretną osobę fizyczną (np. Prezesa) jako uprawnioną do zarządzania uprawnieniami. Dzieje się tak dlatego, że taka jednostka jest osobą prawną, a więc nie człowiekiem z imienia i nazwiska. Stąd najpierw jednostka musi nadać komuś uprawnienia, by ten ktoś w imieniu jednostki, mógł nadawać dalsze uprawnienia, czy też operować na koncie KSEF w imieniu jednostki.
Jak zacząć użytkować KSeF? Token a Certyfikat
Są to dwie metody autoryzacji wysyłki faktur, ale służą do nieco innych celów.
- Token Autoryzacyjny: Jest to długi ciąg znaków (alfanumeryczny kod), który generujemy raz w systemie ministerialnym.
- Zastosowanie: Wklejamy go w ustawienia naszego programu do fakturowania (np. Subiekt, wFirma, Comarch). Dzięki temu program „pamięta”, że ma prawo wysyłać faktury w imieniu firmy.
- Zaleta: Nie trzeba się logować profilem zaufanym przy każdej fakturze. Wygodne dla codziennej pracy.
- Ważność: Token jest ważny bezterminowo (do momentu unieważnienia).
- Certyfikat KSeF (Klucz publiczny/prywatny): To bardziej zaawansowane rozwiązanie kryptograficzne.
- Zastosowanie: Wykorzystywany głównie w procesach automatycznych (masowych) oraz w trybie awaryjnym/offline. Kod QR na fakturze offline jest generowany przy użyciu certyfikatu.
- Ważność: Certyfikat ma określony termin ważności (zazwyczaj 2 lata) i wymaga odnowienia.
Operacyjna Codzienność – Tryby Pracy i Sytuacje Awaryjne KSeF
KSeF, jak każdy system informatyczny, może ulec awarii. Może też zabraknąć prądu lub internetu w firmie. Ustawodawca przewidział te scenariusze.
Tryb Online – Standard
W idealnym świecie (tryb online) proces wygląda tak:
- Wystawiasz fakturę w programie.
- Klikasz „Wyślij”.
- System MF odbiera plik, sprawdza poprawność (walidacja semantyczna).
- System MF nadaje Numer KSeF i UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru).
- Faktura jest uznana za wystawioną i doręczoną. Całość trwa sekundy.
Tryb Offline i Awarie
Co się dzieje, gdy łączność zostaje zerwana? Mamy tu trzy poziomy procedur.
Sytuacja A: Awaria Podatnika (Brak Internetu w firmie) – Tryb Offline24
Jeśli w Twojej firmie nie ma internetu, ale KSeF działa, możesz wystawiać faktury w trybie offline.
- Faktura jest generowana w programie zgodnie ze wzorem XML.
- Program nakłada na nią specjalny Kod QR.
- Fakturę z kodem QR możesz przekazać klientowi (wydrukować, wysłać mailem).
- Obowiązek: Masz czas do następnego dnia roboczego na przesłanie tej faktury do KSeF, gdy internet wróci.
Aby móc wystawiać w tym trybie, musisz mieć wygenerowany certyfikat KSeF (na tokenie nie będzie to możliwe).
Sytuacja B: Awaria KSeF (Oficjalny komunikat MF) – Tryb Awaryjny
Ministerstwo ogłasza w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP), że system nie działa.
- Wystawiasz faktury z kodem QR (podobnie jak wyżej).
- Obowiązek: Po usunięciu awarii masz aż 7 dni roboczych na przesłanie faktur do systemu. Jest to bezpiecznik dający czas na synchronizację danych po dużej awarii rządowej.
Sytuacja C: Awaria Całkowita (Total Failure)
Sytuacja ekstremalna (np. wojna, atak hakerski na infrastrukturę krytyczną państwa). Wtedy dopuszczalne są faktury papierowe bez kodów QR. Jest to tryb ostateczny, ogłaszany w mediach.
Kluczowa rola kodu QR: W trybie offline/awaryjnym kod QR jest gwarantem dla nabywcy. Skanując kod, nabywca może (gdy system wstanie) zweryfikować, czy faktura, którą dostał do ręki, jest tą samą, która trafiła do ministerstwa.
Zalety KSeF
- Przyspieszony zwrot VAT (40 dni): Podstawowy termin zwrotu podatku VAT zostaje skrócony z 60 do 40 dni.
- Brak konieczności potwierdzania korekt Nie trzeba będzie już zbierać uzgodnień korekt „in minus” od kontrahenta, gdyż korekta do niego wpłynie, a więc automatycznie będzie uznana za dostarczoną.
- Bezpieczeństwo obrotu: Wyeliminowanie „faktur widmo”. Otrzymując fakturę z KSeF, mamy pewność, że wystawił ją podmiot istniejący.
- Automatyzacja księgowania: Jednolity standard XML umożliwia dalszy rozwój automatyzacji. Dotychczasowe systemy OCR nie są idealne, często nie rozpoznają np. paragonów z NIP i się na nich „wysypują”, nie uzupełniając danych które trzeba dodawać ręcznie. Faktura ustrukturyzowana jest „jednym wielkim formularzem”, co umożliwi zaimportowanie całej faktury oraz rozwój dalszej automatyzacji w oparciu o pobieranie danych z KSeF, np. windykacji.
- Brak zgubionych faktur: Koniec z problemem „faktura wpadła do spamu”, „nie otrzymałem faktury”, ze zgubioną fakturą. Wszystko jest w jednym miejscu i „natychmiast”. Nie będzie więc już wystawiania duplikatów, bo pierwotne faktury cały czas będą dostępne do pobrania w systemie.
- Cyfryzacja: Wszystkie faktury są zgromadzone w jednym miejscu, nie ma potrzeby przechowywania papierowych dokumentów, co oznacza też oszczędność na papierze, druku i miejscu do ich przechowywania. Redukcja kosztów archiwizacji.
Wady KSEF
- Brak możliwości antydatowania: To koniec pewnej ery w polskim biznesie. Nie da się wystawić faktury „wstecz” (np. 5. dnia miesiąca z datą 31. poprzedniego), ponieważ data systemowa KSeF jest bezwzględna i bieżąca. Oznacza to też, że faktura będzie księgowana wg faktycznej daty przesłania do KSEF i „nie dorzucisz jej do paczki dokumentów poprzedniego miesiąca do księgowania”.
- Brak możliwości „podmiany” faktury: Każda pomyłka, nawet drobna, jest widoczna dla fiskusa. Każda korekta jest odnotowana. Nie ma możliwości poprawy danych na fakturze już wysłanej do KSeF, każdorazowo trzeba wystawić korektę. I może to zrobić tylko sprzedawca – brak będzie możliwości wystawienia noty korygującej przez nabywcę.
- Pełna jawność. Urząd widzi wszystko i to już w momencie wystawienia faktury. Pojawia się pytanie jak to się ma do tajemnicy handlowej i kar umownych? Jak się przed tym zabezpieczyć? Wysyłając fakturę do KSeF, nie wiemy kto ma do niej dostęp, jaki urzędnik z imienia i nazwiska oraz w jakim celu i co dalej się dzieje z tą fakturą… A co jak nasz konkurent uda się do urzędu?
- Koszty wdrożenia: Konieczność zakupu oprogramowania, szkoleń personelu. Jest co prawda udostępniona bezpłatna aplikacja KSeF Ministerstwa Finansów, ale jest ona dość toporna w obsłudze i przeznaczona raczej dla podmiotów, które nie mają za wielu dokumentów. Nie ma możliwości np. zapisania kontrahenta do bazy, wystawienia faktury cyklicznej i wielu innych opcji, które ułatwiają proces wystawiania faktur, a są zaimplementowane w programach do wystawiania faktur od dawna. Oznacza to, że jeśli ktoś ma więcej dokumentów, będzie musiał mieć jakiś dodatkowy system mający komunikację z KSEF, a te są płatne – by się nie pogubić. Również osoby, które mają się zajmować KSEF, muszą wiedzieć jak się go obsługuje.
- Zmiana procesu biznesowego. KSeF wymusza totalne przemyślenie aktualnego procesu, od momentu wystawienia faktury, poprzez system, w którym ma być wystawiona, w jaki sposób ma być dostarczona do klienta i by klient „nie zapomniał” jej zapłacić (bo przecież może nie pamiętać, by się zalogować do KSEF by pobrać naszą fakturę…).
- Uzależnienie od technologii: KSeF wymaga dostępu do internetu, komputera czy smartfona. Awaria systemu państwowego (np. ataki ddos) paraliżuje obrót gospodarczy (choć procedury offline mają to łagodzić). Czy starsze pokolenie lub Ci mniej obeznani z komputerem sobie poradzą?
- Problem załączników: Czy nadal część dokumentacji trzeba będzie przesyłać osobno poza KSeF do kontrahenta?
- Nie wiadomo jak daleko posunie się inwigilacja w KSEF przez urzędy. Skoro urząd będzie już wszystko wiedział od razu, nie wiadomo na ten moment, jakie rodzaje czynności sprawdzających i kontroli się pojawią w przyszłości. Czy będzie to wysłanie np. maila od urzędnika do Ciebie o treści „Dzień dobry, nasz system zauważył, że miałeś usługę hotelową na 3 dni za kwotę X rok temu. Proszę uzasadnić związek zakupu usługi hotelowej z Pana działalnością gospodarczą”. Albo na przykład „Dzień dobry, nasz system wykrył, że ma Pan jeden samochód w firmie, a ilość zakupionego paliwa przekracza przeciętną ilość kupowanego paliwa dla Pana branży i dla tego modelu auta. Proszę sprawdzić zasadność ponoszenia wydatku i dokonać stosownej korekty odliczenia podatku”.
- Konieczność opracowania systemu kontroli faktur jakie wpływają do KSeF. KSeF przyjmie wszystko, nawet jeśli coś zostanie wystawione pomyłkowo na nasz NIP (bo tak też się może zdarzyć, ktoś przez pomyłkę pomyli jedną cyferkę w NIPie i faktura wpłynie do nas, mimo iż nie mamy z tym nic wspólnego). Stąd pojawia się potrzeba kontroli, czy to co wpłynęło do KSEF jest faktycznie fakturą dotyczącą mojej firmy. Jeżeli daję dostęp biurowi rachunkowemu, to skąd biuro ma wiedzieć czy wszystkie faktury ma zaksięgować?
- Brak możliwości odrzucenia faktury. Dzisiaj, jeśli nie zgadzasz się z fakturą kontrahenta, możesz ją po prostu nie przyjąć czy odesłać. Przy KSeFie nie masz takiej możliwości. Faktura pojawi się w Twoim systemie niezależne od tego czy ją akceptujesz i może rodzić w związku z tym dalsze implikacje, np. procesy windykacyjne.
Rola biura rachunkowego w KSeF
Niektóry uważają, że problemu z KSeF nie mają, bo księgowy albo program wszystko ogarnie. To jest błąd! System do faktur nie ogarnie Twojego procesu biznesowego, np. kiedy masz wystawić fakturę.
Pracownik biura rachunkowego również nie jest od tego, by oceniać zasadność faktur zgromadzonych w KSeF. To są Twoje faktury Twojej firmy. Do tej pory Ty robiłeś selekcję dokumentów i przynosiłeś/aś dokumenty czy to papierowo, czy wrzucałeś w jakiś system online. Nie robiło tego biuro rachunkowe i też nie możesz wymagać by biuro to robiło w ramach swojej standardowej usługi i ponosiło za to odpowiedzialność.
KSeF – pierwsze kroki. Co robić?
Niniejszy cykl artykułów, miał naświetlić ogólnikowo czym jest KSeF oraz jakie może generować problemy i korzyści. Niektóre rzeczy zostały omówione ogólnikowo, gdyż w internecie jest cała masa materiałów związanych z KSeF opisująca dokładniej tę tematykę, więc nie ma sensu powielać tego co już jest dostępne.
Co dalej? Na pewno musisz się zorientować, czy:
- Masz ważny profil zaufany albo certyfikat kwalifikowany. Zdecydowana większość ludzi, zapewne będzie się logować profilem zaufanym. Jeśli więc Ci wygasł, nie działa, to powinieneś/aś go założyć na nowo, a stary dezaktywować
- Zorientować się, czy Twój program do faktur będzie umożliwiał komunikację z KSeF. Jeśli nie, to niestety będziesz musiał/a poszukać takiego, który ma taką funkcjonalność albo ustalić czy będziesz wykorzystywał/a aplikację ministerstwa
- Ustal od kiedy wchodzisz w KSeF i czy trzeba będzie wysyłać faktury. Jeżeli masz tylko kasę fiskalną i nie wystawiasz w ogóle faktur, to temat KSeF będzie Cię dotyczył tylko w stopniu odbierania faktur kosztowych.
- Przemyśl swoje procedury biznesowe. Czy nadal będzie umieszczona ta sama treść na fakturze? Czy może jakoś inaczej, by zachować tajemnicę handlową? Kiedy faktury mają być wystawiane, skoro nie będzie można się już z nimi cofnąć?
- Zaloguj się do KSeF, przetestuj go, nadaj uprawnienia.
- Ustal na nowo zakres prac i odpowiedzialności ze swoim biurem rachunkowym
