Co to jest KSeF?

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nie jest jedynie kolejną nowelizacją ustawy o podatku od towarów i usług. Jest to zmiana paradygmatu, która redefiniuje samą naturę transakcji gospodarczej w Polsce. Co to jest KSeF? – jest to centralna platforma teleinformatyczna (chmura rządowa), która pośredniczy w wymianie faktur między przedsiębiorcami. Można go przyrównać do gigantycznej, cyfrowej skrzynki podawczej, która jest obowiązkowa dla wszystkich.

W modelu tradycyjnym jaki jest teraz, faktura jest dokumentem prywatnym, przesyłanym między stronami (sprzedawcą a nabywcą). Wystawiasz fakturę, dajesz ją osobiście klientowi bądź np. wysyłasz mailem czy pocztą. Urząd skarbowy, jeśli chce mieć wgląd w tą fakturę, musi wszcząć czynności sprawdzające bądź kontrolę, by o nią poprosić i zobaczyć. Pomimo iż funkcjonują pliki JPK VAT, wysyłane co miesiąc do urzędu skarbowego w przypadku czynnych podatników VAT, aktualnie wysyłane pliki nie zawierają wielu informacji – przede wszystkim nie raportujemy co jest przedmiotem faktury, jej poszczególnych składników, cen, rabatów itp. Owszem, urząd wie że Twoja firma X sprzedała coś firmie Y, z jaką datą i za jaką łączną kwotę – ale w zasadzie to są prawie wszystkie informacje jakie urząd pozyskuje w miesięcznym raportowaniu. Nie wie, że w tej kwocie jest 100 produktów po jakich cenach i co to za produkty.

W modelu KSeF, faktura przestaje być dokumentem prywatnym w momencie wystawienia. Staje się rekordem w bazie danych Ministerstwa Finansów, do którego dostęp mają obie strony transakcji (Ty i Twój klient) oraz urzędy skarbowe. To fundamentalna zmiana w rozumieniu tajemnicy handlowej i transparentności biznesu. Urząd skarbowy staje się obowiązkowym i stałym pośrednikiem transakcji i to już w momencie wystawiania faktury, zyskując pełne dane do wszelkich informacji umieszczonych na fakturze.

Po co jest wprowadzany KSEF?

Aby zrozumieć, czym jest KSeF i po co powstał, należy spojrzeć na niego jako na zwieńczenie wieloletniego procesu cyfryzacji administracji skarbowej. Polska, podobnie jak wiele krajów Unii Europejskiej, od lat zmagała się z problemem szczelności VAT. Były wprowadzane stopniowo różne mechanizmy do tej pory w przeszłości, jak JPK VAT, STIR, split payment, które miały by ją poprawiać. KSEF ma przeciwdziałać oszustwom vat, dzięki dostępowi urzędu do pełnej informacji w trybie „natychmiastowym”.

Czy tak się stanie? Patrząc na to, w jakim ogromnym chaosie jest to wszystko wprowadzane, jak wielka to jest przede wszystkim rewolucja całego biznesowego procesu, dla funkcjonowania gospodarki, jak tak naprawdę to nikt nie wie jak to będzie wyglądać, bo teraz jest, co prawda, wersja demo, ale ona nie oddaje w pełni środowiska produkcyjnego, ile rzeczy jest jeszcze niedopracowanych… to mam wrażenie że to będzie raczej ogromne wyzwanie dla wielu małych i średnich przedsiębiorców, którzy będą musieli poświęcić swój czas i środki na dostosowanie i licząc na to, że serwery ministerstwa finansów jakoś to udźwigną 🙂 Z biegiem czasu pada coraz więcej pytań po co tak naprawdę KSEF powstaje, skoro jest tak niedoprecyzowany, kłopotliwy we wdrożeniu dla firm i kto będzie miał dostęp do danych?

I dlaczego musimy być pierwsi w UE, którzy ten system wprowadzają?

Jak wygląda obieg dokumentów, w przypadku KSEF?

Kluczowym elementem zrozumienia KSeF jest uświadomienie sobie zmiany nośnika informacji. Do systemu nie wysyłamy skanów, plików PDF, obrazów czy dokumentów Word.

Teoretycznie sprawa jest prosta – zamiast wypisać fakturę ręcznie, wystawić w programie i wysłać ją w mailu do klienta, wysyłasz ją za pomocą swojego programu do wystawiania faktur do KSEF, bądź wykorzystujesz bezpłatną aplikację MF do wystawiania faktur w KSEF. Czyli do tego „co robisz teraz”, dochodzi etap wysyłki jej do MF i uzyskania numeru KSEF zwrotnie – dopiero posiadanie tego numeru wprowadza w obieg fakturę.

Z drugiej strony, jeśli robisz zakupy, Twój kontrahent może nie dać Ci faktury i nie wysłać jej na maila. Powie Ci, żebyś ściągnął sobie ją z KSEFa bo ją tam wysłał. Wtedy sam musisz się zalogować do swego KSEFa, odszukać ją i ściągnąć – ona tam już będzie czekać. Ewentualnie Twój kontrahent da Ci coś w rodzaju potwierdzenia zawarcia transakcji, ale to nie jest faktura. To, czy dostaniesz fakturę zakupową w inny sposób niż możliwość pobrania z KSEF, zależy od polityki obiegu dokumentów Twojego kontrahenta, jaką metodę zastosuje w swoim modelu biznesowym. Może więc też być tak, że nadal będziesz otrzymywał faktury na swojego maila, a zmiana będzie polegała jedynie na dodatkowym numerze KSEF, umieszczonym na fakturze, a sama faktura będzie wyglądała „tak samo” (dostaniesz jej graficzny obraz, bo nie będzie to już faktura w obecnym rozumieniu – fakturą będzie zapis w KSEF) jak do tej pory. Czy tak jednak będzie – zależy co Twój kontrahent zaplanuje, gdyż jest to całkowicie dobrowolne rozwiązanie.

Dla celów KSEF faktura będzie fakturą ustrukturyzowaną, zawierającą pola z określonymi informacjami, stworzoną wg ścisłego wzorca Ministerstwa Finansów. Jak ona potem będzie wyglądać graficznie, tutaj jest pełna dowolność, byleby tylko były umieszczone wszystkie niezbędne informacje.

Podsumowując obieg dokumentów w KSEF

1. Wystawiasz fakturę w swoim programie.
2. Wysyłasz do KSEF.
3. Faktura wpada do „Wielkiej Skrzynki” Ministerstwa Finansów.
4. Odbierasz numer KSEF
5. Twój klient loguje się do tej samej skrzynki i pobiera fakturę dla siebie.

KSEF zatem zmienia jedynie formę wystawienia i dostarczenia faktury. Nie zmienia zasad podatkowych aktualnie obowiązujących! Jeśli coś nadal nie jest kosztem, czy nie podlega odliczeniu vat – pobranie faktury z KSEF tego nie zmieni! Nadal więc trzeba będzie wszystko weryfikować zgodnie z zasadami podatkowymi, tak jak to się dzieje do tej pory.

Jakie dokumenty są wysyłane do KSeF?

• Faktury VAT (podstawowe)
• Faktury zaliczkowe
• Faktury korygujące
• Faktury VAT marża
• Faktury VAT RR (od rolników ryczałtowych)
• Faktury eksportowe i WDT (wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów)

Ważne! System KSeF jest obligatoryjny dla szerokiego spektrum dokumentów potwierdzających sprzedaż w obrocie B2B (business-to-business) oraz B2G (business-to-government).

Czego NIE wysyłamy do KSeF?

KSeF – Wyłączenie B2C (Konsumenci)

Faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (tzw. „Kowalskich”) są całkowicie wyłączone z KSeF. Nie muszą być zatem wystawiane i wysyłane do KSEF, ale może to się odbywać dobrowolnie.

Dlaczego? Głównym powodem jest ochrona danych osobowych oraz gigantyczny wolumen takich transakcji, który mógłby sparaliżować system.

Konsekwencja praktyczna: Przedsiębiorca musi utrzymywać dwa obiegi dokumentów. Jeśli klient poda NIP – faktura idzie do KSeF. Jeśli nie poda – faktura jest wystawiana „po staremu” (papier, PDF, kasa fiskalna) i nie jest wysyłana do KSEF. Wymaga to dużej uwagi przy konfiguracji systemów sprzedażowych. Tutaj taka uwaga, wysyłce do KSEF podlegają faktury wystawione (takie standardowe pełne), ale same faktury uproszczone (tzw. paragony z NIP, które generują kasy fiskalne) – nie są wysyłane do KSEF do końca 2026 roku. Paragony z NIP zawierają jedynie NIP firmy, bez reszty jego danych, a pełne faktury zawierają dodatkowo resztę (nazwę, adres).

KSeF – wyłączenie faktur proforma

Faktura proforma nie jest dokumentem księgowym w rozumieniu ustawy o VAT. Jest to oferta handlowa, wezwanie do zapłaty lub element negocjacji. Nie wywołuje ona skutku podatkowego (nie trzeba od niej płacić VAT). Zatem nie jest wysyłana do KSEF i może być przesłania standardowo np. mailem, tak jak do tej pory.

KSeF – wyłączenie not księgowych, biletów, dokumentów magazynowych, obiegu gotówki (KP, KW), biletów za autostradę itp

KSeF – wyłączenie faktur OSS / IOSS

KSeF – zagraniczne podmioty, niemające siedziby u nas w Polsce, również nie będą wysyłać swoich faktur do KSEF, więc tutaj obieg dokumentów też się nie zmieni.

KSeF – wyłączenie kasy fiskalnej – raportów miesięcznych z kasy fiskalnej również nie wysyłamy do KSEF, stąd jeśli nadal posiadasz kasę tradycyjną, nie musisz jej wymieniać na kasę online. Paragony z nip generowane z kasy, do końca 2026 rok są zwolnione z obowiązku przesyłania do KSEF. Producenci pracują nad rozwiązaniami, gdzie system kasowy (POS) będzie umiał wysłać fakturę do KSeF (gdy klient zażąda „pełnej” faktury zamiast paragonu), ale jest to funkcjonalność oprogramowania, a nie wymóg KSeF.

Kto musi wysyłać faktury do KSEF

KSEF obejmuje firmy, instytucje, jednostki, które posiadają swoją siedzibę na terytorium Polski. Nie ma znaczenia czy to spółka, czy jednoosobowa działalność. Nie ma znaczenia status z vat – czynny czy zwolniony. Dotyczy to wszystkich przedsiębiorców, tylko w różnym terminie.

1. Etap I: 1 lutego 2026 r. – Duże Przedsiębiorstwa
   Obowiązek obejmie podmioty, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku; tj wartość sprzedaży brutto) w roku bazowym (2025) przekroczyła 200 mln PLN. Są to korporacje, duże sieci handlowe, giganci energetyczni i paliwowi. Dla nich system staje się obligatoryjny najwcześniej.
2. Etap II: 1 kwietnia 2026 r. – Wszyscy Pozostali
   To jest data krytyczna dla sektora MŚP (Małych i Średnich Przedsiębiorstw) oraz mikrofirm. Od tego dnia każdy przedsiębiorca w Polsce musi wystawiać faktury w KSeF – poza przedsiębiorcami tzw „wykluczonymi cyfrowo”, czyli
3. Limit 10 000 zł: Podatnicy, których skala sprzedaży jest niewielka, mogą nadal wystawiać faktury w formie dotychczasowej (elektronicznie, papierowo) do 31 grudnia 2026 r., o ile wartość sprzedaży brutto  łącznie miesięcznie, nie przekroczy w miesiącu 10 tys. zł.

Ważna uwaga! Choć małe firmy mają czas do kwietnia, w praktyce są zmuszone do korzystania z systemu wcześniej. Jeśli MŚP jest dostawcą dla Dużego Przedsiębiorstwa, które wchodzi do systemu w lutym, może otrzymać wymóg (kontraktowy, nie ustawowy) wcześniejszego dostosowania się do standardu XML, aby ułatwić rozliczenia dużemu partnerowi. Ponadto, odbieranie faktur z KSeF będzie możliwe (i konieczne) już od lutego, w przypadku większych firm (np. odebranie faktury za telefon czy paliwo)

Jak zacząć użytkować KSeF? Różne logowania

W przypadku KSEF, mamy udostępnione

1. Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU) – umożliwia zarządzanie uprawnieniami w KSeF, składanie wniosków o wydanie certyfikatów oraz pobieranie certyfikatów na potrzeby korzystania z systemu. W tym module trzeba nadać uprawnienia do wglądu faktur, wystawiania, samofakturowania itp.

Link do logowania: Logowanie do: Krajowy System e-Faktur

2. Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 – wersja testowa
   Link do logowania: Strona główna – Krajowy System e-Faktur
3. Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 – wersja przedprodukcyjna (Demo)
   Link do logowania: Strona główna – Krajowy System e-Faktur

Różnice między Aplikacją Podatnika KSeF 2.0 – wersją testową a wersją przedprodukcyjną (Demo)

Główna różnica dotyczy sposobu logowania i danych uwierzytelniających, co wpływa na realizm testów oraz przygotowanie do środowiska produkcyjnego.