Jest to obecnie dość powszechne pytanie, które zadają sobie kierownicy jednostek, zobowiązanych do sporządzania sprawozdania finansowego. Od października 2018 r. zmieniła się bowiem forma sprawozdawczości – z papierowej na elektroniczną, w formie ustrukturyzowanej. Podpisy na papierze zostały zastąpione podpisami elektronicznymi (podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym EPUAP). Wraz ze złożeniem podpisu, zostaje zapisana też data jego złożenia.
Jednostki zobowiązane do sporządzania sprawozdania finansowego ustawą o rachunkowości są szczególnie zainteresowane informacją jak podpisać e-sprawozdanie profilem EPUAP, gdyż ustawa ta nakłada obowiązek sporządzenia i podpisania sprawozdania przez osobę (jednostkę) której powierzono księgi rachunkowe oraz kierownika jednostki do 31-go marca. A profil zaufany EPUAP, jako podpis elektroniczny, jest dużo prostszy do uzyskania (i przede wszystkim bezpłatny) niż podpis kwalifikowany. Wystarczy wejść na stronę www.epuap.gov.pl, zarejestrować konto, po czym udać się osobiście do jednego z punktów potwierdzających wymienionych na stronie i jest się szczęśliwym posiadaczem profilu zaufanego ePUAP.
Jak podpisać e-sprawozdanie profilem ePUAP ?
Podpisywanie e-sprawozdania profilem zaufanym EPUAP wygląda następująco:
Przygotuj najpierw plik w formacie xml ze sprawozdaniem finansowym. W naszym przykładzie nazywa się on dokument.xml, ale najważniejsze tutaj jest rozszerzenie (xml). Nazwa może być dowolna. Plik można zrobić np. w przygotowanej przez Ministerstwo Finansów aplikacji, dostępnej pod adresem https://www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/aplikacje-do-pobrania/
| UWAGA ! Od dnia 1 września 2019 r., aplikacja nie jest już dostępna po ww. adresem. To samo można zrobić w przeglądarce klikając na baner Przejdź do aplikacji e-Sprawozdania Finansowe znajdującym się pod adresem https://www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/aplikacja/ |
Jeżeli Twój księgowy przygotowuje plik i wysyła Ci go emailem, to pobierz go i zapisz na dysku, pamiętając gdzie do zapisałeś/aś.
Wejdź na stronę https://www.gov.pl/web/uslugi/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany i kliknij podpisz lub sprawdź dokument.
Pojawi się pole do wyboru sposobu logowania – wybierz profil zaufany
Wypełnij dane i kliknij Zaloguj mnie
Pojawi się okienko to wyboru pliku – kliknij Wybierz dokument z dysku i załaduj wcześniej zapisany plik. W naszym przykładzie jest do dokument.xml
Pojawi się informacja o tym, czy plik został poprawnie dodany. Poniżej będą informacje o dotychczas podpisanych osobach, jeżeli plik był wcześniej podpisywany. Teraz klikamy Podpisz
Pojawi się okienko z Twoimi danymi osobowymi i informacjami odnośnie posiadanego profilu ePUAP. Kliknij okienko Podpis podpisem zaufanym
Uzupełnij numer, jaki przyjdzie sms-em w kodzie autoryzacyjnym na numer telefonu, który podałeś/aś podczas tworzenia profilu ePUAP i klinik Autoryzuj i podpisz dokument
Pojawi się informacja, czy dokument został poprawnie podpisany. Poniżej będą zawarte informacje kto podpisał plik, powinny też tam być Twoje dane i godzina podpisu. Kliknij Pobierz, by pobrać podpisany plik i zapisz na dysku (najlepiej jako osobny plik z inną nazwą, nie jako plik pierwotny który załadowałeś/aś do podpisu).
Podpisany plik trzeba przesłać dalej (na przykład mailem), kolejnej osobie z Zarządu do podpisu.
