Od 01.02.2026 roku został uruchomiony KSEF, czyli Krajowy System e-Faktur. Każdy już może obierać swoje faktury zakupowe (jeśli Twój kontrahent wysłał je do KSEF), nie każdy natomiast musi jeszcze wysyłać do niego swoją sprzedaż.
Sam KSEF został omówiony w poniższych artykułach
Krajowy System e-Faktur (KSeF) „na chłopski rozum” część 1/2
Krajowy System e-Faktur (KSeF) „na chłopski rozum” część 2/2
W tym artykule, zostanie omówiony najpopularniejszy aspekt praktyczny KSEF-u, tj. jak się zalogować oraz co się w nim znajduje i kilka podpowiedzi co do niektórych sytuacji w obsłudze.
Jeśli chcesz się zalogować do KSEF, wejdź na stronę Krajowy System e-Faktur (KSeF). Kliknij po prawej stronie „Zaloguj się do KSeF”
Zaloguj się i uwierzytelnij wybraną metodą.
W okienku poniżej
Wstaw NIP swojej firmy i kliknij uwierzytelnij. Jeśli chcesz się zalogować za pomocą profilu zaufanego, upewnij się najpierw czy masz go aktywny – czy Ci nie wygasł. Jeśli nie masz alternatywnej metody logowania i masz nieaktywny profil zaufany, niestety się w ogóle nie zalogujesz. Załóż wtedy profil zaufany przez bank lub udaj się do wybranej instytucji państwowej by w niej założyć profil zaufany.
Tutaj należy się małe słowo wyjaśnienia. Jeżeli prowadzisz firmę w postaci jednoosobowej działalności gospodarczej (dalej w artykule JDG), dostęp do KSefa masz niejako „z automatu” i nic nie musisz robić, by zacząć samodzielnie korzystać z KSeF.
Jeżeli natomiast prowadzisz spółkę, np. spółkę z o.o., spółkę cywilną, fundację, stowarzyszenie itp. – generalnie podmiot, który nie jest powiązany z konkretną osobą – najpierw musisz złożyć dokument ZAW-FA do urzędu skarbowego (jeżeli nie masz pieczęci). W dokumencie tym, Twój podmiot wskazuje pełnomocnika do obsługi KSeF w imieniu tego podmiotu. Gdy już złożysz dokument ZAW-FA, dostaniesz na maila „Powiadomienie dotyczące uprawnień” o ich nadaniu i dopiero wtedy będziesz się mógł zalogować na KSeF swojej organizacji.
Po zalogowaniu do KSeF, zobaczysz widok jak poniżej
Widok taki widzą osoby prowadzące JDG. Organizacje, które nadawały pełnomocnictwa w ZAW-FA, nie widzą w menu sekcji „Faktury”, dlatego że nadany dostęp w urzędzie skarbowym działa jedynie w zakresie dalszych pełnomocnictw, a nie samej obsługi KSeF. Aby widzieć tę zakładkę „Faktury”, powinieneś w tej sytuacji w sekcji „Uprawnienia” nadać uprawnienia do obsługi KSeF na samego siebie (będzie to dalej omówione w artykule). Po nadaniu sobie uprawnień, po wylogowaniu i ponownym zalogowaniu, wszystkie pozycje w menu powinny być już dostępne.
Po rozwinięciu sekcji „Faktury” i wybraniu zakładki „Lista faktur”
Widzisz wszystkie faktury jakie trafiły do KSeF.
Jeżeli chcesz zmienić okres, z jakiego są wyświetlane faktury, musisz rozwinąć opcję „V filtrowanie”. Jeżeli chcesz pobrać faktury i przesłać je np. dalej do biura rachunkowego, zaznacz je i kliknij „pobierz” do XML. Screen poniżej.
Możesz pobrać wiele faktur jednocześnie, wtedy pobierze Ci się spakowany folder z fakturami, gdzie każda faktura jest osobnym plikiem w formacie XML. Możesz też podejrzeć wizualizację faktury itp.
W sekcji „Uprawnienia”
Możesz nadać dalsze dostępy do KSeF, w zależności od potrzeb. Poniżej omówienie kilku najpopularniejszych:
- Osobie fizycznej do pracy w KSeF – jeśli chcesz by konkretna osoba miała dostęp do Twojej firmy, wybierasz tę opcję i wpisujesz jej dane. Jeżeli masz nadane pełnomocnictwo przez urząd skarbowy dzięki ZAW-FA, w tej opcji nadasz też pełnomocnictwo na siebie, by móc obsługiwać KSeF
- Osobie fizycznej dla pracy klienta – to uprawnienie jest powiązane z uprawnieniami poniższymi „podmiotowi do…”. W tej opcji nadaje się uprawnienia osobie do pracy w KSeF innej firmy (na innym NIP) niż w ramach kontekstu bieżącego (czyli tej firmy, na której jesteś zalogowany). Nadając to uprawnienie, musisz być najpierw pośrednikiem, czyli klient docelowy najpierw powinien nadać pełnomocnictwo do firmy uprawniającej, by ta firma dalej mogła nadawać pełnomocnictwa do pracy dla tego klienta docelowego.
- Osobie fizycznej do pracy dla wszystkich klientów – działa jak uprawnienie w pkt 2, tylko pośrednik ustanawia dla wszystkich klientów docelowych dostęp dla danej osoby, do jakich zostały nadane uprawnienia pośrednikowi.
- Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur – ta opcja jest przydatna, gdy chcemy dawać uprawnienia np. osobie prawnej, czy też innej firmie (np. biurowi rachunkowemu), która dalej może już samodzielnie decydować o nadawaniu dalszych uprawnień do Twojej firmy.
Na poniższym screenie
Można zobaczyć sekcję dot. tokenów i certyfikatów. Token lub certyfikat jest potrzebny w przypadku podpięcia się do KSeF oprogramowania zewnętrznego (np. programu do wystawiania faktur, mającego opcję wysyłki faktur do KSeF). Jeżeli korzystasz z tokena, musisz go sobie wygenerować, a następnie cały ten ciąg znaków wkleić w ustawieniach swego oprogramowania. Tutaj uwaga! Token widać tylko raz po wygenerowaniu, jego ponowny podgląd nie jest możliwy! Jeśli więc go sobie nie zapiszesz, a będziesz potrzebował ponownie, nie pozostaje Ci nic innego jak wygenerować go jeszcze raz (ale to będzie już inny token).
Token nie umożliwia wystawiania faktur w trybie offline, jeśli więc chcesz to robić, powinieneś w tym celu wygenerować certyfikat i powiązać go w swoim oprogramowaniu poza KSeF.
To tyle, miłej obsługi!
Obraz Jo_Johnston z Pixabay
