Jak wysłać e-sprawozdanie do KRS. Instrukcja krok po kroku (aktualizacja 2026)

W tym wpisie przedstawimy Wam jak wysłać e-sprawozdanie do KRS (Krajowy Rejestr Sądowy). Cały proces został opisany krok po kroku. Instrukcja dotyczy wyłącznie podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców w KRS lub wpisanych zarówno do rejestru przedsiębiorców, jak i stowarzyszeń. Podmioty wpisane wyłącznie do rejestru stowarzyszeń, nie wysyłają sprawozdania do KRS tylko do KAS na tej stronie: e-Sprawozdania Finansowe

Zanim zaczniesz wysyłać pliki, upewnij się że masz je właściwie podpisane, tj
-pliki podpisuje się elektronicznie (profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym). Skan kartki z papierowym podpisem, nie jest dokumentem podpisanym elektronicznie.
-sprawozdanie finansowe według ustawy o rachunkowości podpisuje kierownik jednostki (tutaj uwaga! Jest nim cały organ, niezależnie od sposobu reprezentacji – może być np. reprezentacja samodzielna w trzy osobowym zarządzie a i tak trzy osoby powinny podpisać plik) + osoba odpowiedzialna za księgi. Sprawozdanie zarządu również podpisuje kierownik jednostki wg ustawy o rachunkowości, czyli cały organ.

Pliki podpisuje się na stronie Strona główna – podpis.gov.pl

A teraz – jak wysłać sprawozdanie finansowe do KRS?

Wejdź na stronę https://ekrs.ms.gov.pl

Wybierz pole Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych.

Następnie zaloguj się na portalu.

W marcu 2026 z. został połączony eKRS z Portalem Rejestrów Sądowych. Oznacza to (poza całkowicie zmienioną szatą graficzną) iż wcześniej założone konta w s24 nie działają. Trzeba założyć konto w PRS i powiązać je z istniejącym na poprzedniej wersji w eKRS. Nie jest to do końca intuicyjnie, a czasami smsy weryfikacyjne potrafią przyjść po 20 minutach.. chyba że to już „naprawili”…

Jeżeli uda Ci się zalogować, możesz przystąpić do tworzenia zgłoszenia, w którym wgrasz pliki. W tym celu wybierz „Dodaj zgłoszenie/korektę”, niebieski przycisk po prawej stronie

Uzupełnij numer KRS, wyszukaj i zarejestruj nowe zgłoszenie

Pojawi Ci się kilka białych kafli na „Rejestracja nowego zgłoszenia: Informacje dotyczące podmiotu – Krok 1” – osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu (czyli osoby które będą mogły wysłać dokumenty do KRS), pełnomocnicy, złożone do tej pory dokumenty do KRS. Kliknij po prawo na dole „Następny krok 2/4”

W kaflu „Dane zgłoszenia”

Możesz sobie dowolnie ustawić nazwę zgłoszenia, wybrać rodzaj zgłoszenia i ustawić okres Od-Do.

W kaflu poniżej wybierz opcję „Dodaj dokument”

Przycisk będzie aktywny pod warunkiem wypełnienia poprzedniego kafla (nazwy, okresu i rodzaju zgłoszenia). Pojawi się okienko „Dodanie dokumentu”

Wypełnij najpierw datę sporządzenia dokumentu, gdyż dopiero po jej wypełnieniu, pojawia się kolejna niezwykle ważna opcja – pole wyboru rodzaj dokumentu

Do wyboru jest:

– Uchwała lub postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego

– Uchwała o podziale zysku bądź straty

– Roczne sprawozdanie finansowe

– Opinia biegłego rewidenta / Sprawozdanie z badania rocznego sprawozdania finansowego

– Sprawozdanie z działalności

– Sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej

Teraz parę informacji, w zależności od typu jednostki której dokumenty chcesz wysłać

1. a) Jeżeli Twoja jednostka jest spółką kapitałową, powinieneś wysłać następujące dokumenty :

– roczne sprawozdanie finansowe – czyli plik ustrukturyzowany w formacie xml zawierający bilans, rachunek wyników, informacje dodatkowe, zestawienie zmian w kapitale własnym bądź rachunek przepływów pieniężnych (niektóre rzeczy nie są obowiązkowe ale określa się to w pliku xml).

– opinię biegłego rewidenta (jeżeli masz obowiązek badania jednostki)

– uchwała o podziale zysku bądź straty

– uchwała lub postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego

– sprawozdanie z działalności

Datą sporządzenia jest :

– rocznego sprawozdania finansowego – data sporządzenia zawarta w pliku xml (musi być identyczna)

– uchwał – data podjęcia uchwał

– sprawozdania z działalności, opinii biegłego – daty wg tych dokumentów

1. b) Jeżeli Twoja jednostka jest stowarzyszeniem lub fundacją, wysyłasz dokumenty zgodnie z punktem a) tylko bez sprawozdania z działalności

Pliki wrzucasz pojedynczo, po kolei każdy – określając datę sporządzenia, wybierając rodzaj dokumentu, określając lokalizację pliku i klikając zapisz. Po załadowaniu jednego rodzaju dokumentu, klikasz ponownie przycisk dodaj dokument. Powtarzasz operacje, do momentu gdy uzupełnisz wszystkie niezbędne dokumenty.

Gdy już wszystko dodasz, kliknij po prawo na dole „Następny krok 3/4”

Pojawi Ci się strona Rejestracja nowego zgłoszenia – Krok 3 Oświadczenia

Na tym etapie, definiujesz czy składasz dodatkowe dokumenty. Jeśli nie to kliknij „Następny krok 4/4”

Na tej stronie znajdziesz osoby uprawnione do podpisu zgłoszenia. Osoby uprawnione to osoby, które są ujawnione w KRS z numerem pesel– np. członek zarządu bądź pełnomocnik. Tutaj działa reguła sposobu reprezentacji wg KRS, czyli nie musi podpisywać zgłoszenia cały organ, jak to miało miejsce przy plikach.

Kliknij trzy kropki przy „Działania” i kliknij „Podpisz”, a następnie postępuj zgodnie z komunikatami na stronie.

Po złożeniu podpisu, system powinien Cię przenieść z powrotem do Kroku 4 i zgłoszenie powinno mieć status podpisu – podpisane

ale to nie koniec

Znajdź na dole po prawej stronie przycisk „Wyślij zgłoszenie do Repozytorium Dokumentów Finansowych”, powinien być aktywny. Kliknij go – voila! Właśnie wysłałeś/aś pliki do KRS. Przycisk ten nie jest aktywny jeśli zgłoszenie nie jest podpisane.

Dostaniesz wzmianki o procesie Twojego zgłoszenia na maila – będzie to kilka maili „Rejestracja zgłoszenia”, „Umieszczenie dokumentu w repozytorium” i „zamieszczenie wzmianki o dokumencie”. Może to być od razu, po kilku godzinach lub np. następnego dnia.

Na wysłanie dokumentów do KRS masz 15 dni od dnia powzięcia uchwały o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego. Nie wysyłasz już dokumentów do urzędu skarbowego, zgodnie z nowelizowanym art. 27 pkt 2 Ustawy z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych.