Biała lista podatników VAT

Czyli wykaz podatników zarejestrowanych w urzędzie skarbowym jako podatnik VAT czynny bądź zwolniony.

Gdzie szukać wykazu podatników ?

Wykaz ten znajduje się pod linkiem: https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka. Po wpisaniu wymaganych informacji, wyświetli się dana firma; tj nazwa, adres, status podatnika (czynny/zwolniony/nie zarejestrowany) oraz esencja tego wykazu – jej zgłoszone numery rachunków bankowych do urzędu skarbowego.

Wykaz ten docelowo ma zastąpić obecną wyszukiwarkę podatników VAT (dostępną do końca 2019 roku), która zawiera jedynie informacje o statusie rejestracji (czynny/zwolniony/nie zarejestrowany)

Szczegółowe informacje na temat białej listy podatników VAT znajdziesz pod linkiem https://www.biznes.gov.pl/pl/aktualnosci/biala-lista-podatnikow-vat-nowe-narzedzie-do-sprawdzania-kontrahentow#9

a także tutaj: https://www.podatki.gov.pl/vat/bezpieczna-transakcja/wykaz-podatnikow-vat/q-a-wykaz-podatnikow-vat/ gdzie Ministerstwo odpowiada na niektóre pytania.

Wykaz ten, prawdziwego znaczenia nabierze od stycznia 2020 roku, wraz z wejściem w życie znowelizowanych przepisów: ustawy PIT, CIT, VAT i ordynacji podatkowej. Omówię kilka najistotniejszych kwestii, o jakie pytają klienci, a także na które warto zwrócić uwagę.

Najczęściej zadawane pytania związane z białą listą podatników VAT

1. Kto musi płacić na rachunki bankowe umieszczone na białej liście?

Po pierwsze, nie musisz, ale… 🙂 Jak nie zapłacisz to masz sankcje, czyli w zasadzie „musisz” jeżeli nie chcesz ich ponosić – w następujących sytuacjach gdy:

• jesteś przedsiębiorcą
• masz do zapłaty fakturę innego przedsiębiorcy (kontrahenta)
• kontrahent jest podatnikiem vat czynnym
• wartość transakcji wynosi 15.000,00 zł brutto lub więcej

2. Jestem przedsiębiorcą, zarejestrowanym jako podatnik vat czynny. Mam fakturę od kontrahenta na kwotę pow. 15.000,00 zł który również jest podatnikiem vat czynnym a na fakturze jest wykazana kwota podatku VAT. Czy obowiązuje mnie płatność na rachunek tego kontrahenta na białej liście?

Tak

3. Jestem przedsiębiorcą, zarejestrowanym jako podatnik vat czynny. Mam fakturę na kwotę pow. 15.000,00 zł od kontrahenta który wg białej listy ma status podatnika zwolniony (czyli jest zarejestrowany w urzędzie skarbowym, ale nie jest czynnym podatnikiem vat). Na fakturze nie ma kwoty podatku VAT. Czy obowiązuje mnie płatność na rachunek tego kontrahenta na białej liście?

Nie. Analogicznie jest także w sytuacji, gdy po wpisaniu danych kontrahenta wyświetli się komunikat „Nie figuruje w rejestrze VAT” – podatnicy zwolnieni nie muszą się rejestrować do VAT, mogą to zrobić dobrowolnie. Zwykle faktury takiego kontrahenta mają gdzieś dopisek „zwolnienie podmiotowe”; „zwolnienie na podstawie art. 113 ustawy o VAT/PTU” itp. bądź nie mają żadnego.

4. Jestem przedsiębiorcą, zarejestrowanym jako podatnik vat czynny. Mam fakturę od kontrahenta na kwotę pow. 15.000,00 zł który również jest podatnikiem vat czynnym, ale na fakturze nie ma kwoty podatku VAT. Jest za to adnotacja że usługa jest zwolniona z art. 43. Czy obowiązuje mnie płatność na rachunek tego kontrahenta na białej liście?

Tak. Mimo że faktura nie zawiera podatku VAT (czyli czynność jest objęta zwolnieniem), to i tak trzeba zapłacić na rachunek widniejący na białej liście, gdyż nasz kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik czynny. Dotyczy to każdej innej podstawy zwolnienia z VAT transakcji ujętej na fakturze niż zwolnienie podmiotowe (art. 113 ustawy o vat).

5. Jestem przedsiębiorcą, zarejestrowanym jako podatnik vat zwolniony (lub nie figuruję na białej liście jako podatnik zarejestrowany). Mam fakturę na kwotę pow. 15.000,00 zł od kontrahenta który jest podatnikiem vat czynnym a na fakturze jest wykazana kwota podatku VAT. Czy obowiązuje mnie płatność na rachunek tego kontrahenta na białej liście?

Tak.

6. Jestem przedsiębiorcą, zarejestrowanym jako podatnik vat zwolniony (lub nie figuruję na białej liście jako podatnik zarejestrowany). Mam fakturę na kwotę pow. 15.000,00 zł od kontrahenta który też jest podatnikiem vat zwolnionym, na fakturze nie ma kwoty podatku ale nie ma żadnej informacji dlaczego jest zwolniony. Czy obowiązuje mnie płatność na rachunek tego kontrahenta na białej liście?

Nie. Podatnik zwolniony ze względu na limit 200.000,00 zł nie musi się rejestrować w urzędzie skarbowym.

7. Jestem przedsiębiorcą, nie zarejestrowanym jako podatnik VAT. Mam fakturę na kwotę pow. 15.000,00 zł od kontrahenta, nie ma na niej kwoty podatku VAT. Jest za to adnotacja że usługa jest zwolniona z art. 43. Czy obowiązuje mnie płatność na rachunek tego kontrahenta na białej liście?

To zależy. Sprawdź najpierw tego kontrahenta na białej liście. Jeżeli ma status czynny – to tak; jeżeli zwolniony lub niezarejestrowany – nie.

8. Jestem przedsiębiorcą, mam fakturę poniżej 15.000,00 zł od kontrahenta. Czy obowiązuje mnie płatność na rachunek tego kontrahenta na białej liście?

Nie. Sankcje dotyczą transakcji równych i powyżej 15.000,00 zł a faktura jest poniżej tej kwoty. Czyli możesz ją zapłacić kartą czy gotówką także.

Podsumowując, liczy się status naszego kontrahenta, któremu płacimy – a nie nasz. Jeżeli mamy fakturę na której widnieje kwota podatku VAT, a transakcja jest 15.000,00 brutto i więcej – płatność powinna pójść na rachunek na białej liście. W przypadku braku podatku VAT jest to zależne od jego statusu, jeżeli jest zwolniony – płatność jest dobrowolna; jeżeli jest jako czynny – powinna być na rachunek na białej liście.

9. Jakie grożą sankcje za zapłacenie na rachunek spoza białej listy?

• solidarna odpowiedzialność z kontrahentem – czyli odpowiadasz całym swoim majątkiem za jego zaległości podatkowe w całości lub części podatku VAT z transakcji, jeżeli kontrahent nie zapłaci podatku VAT do urzędu skarbowego. Chyba że
  – złożysz zawiadomienie o zapłacie na ten rachunek (który nie widnieje na białej liście) do urzędu skarbowego kontrahenta w terminie 7 dni od dnia zlecenia przelewu
  – zapłaciłeś tę fakturę metodą split payment (mechanizm podzielonej płatności)
  to tej solidarnej odpowiedzialności nie ma.
• brak kosztu podatkowego – w całości lub w części faktury zapłaconej na rachunek spoza białej listy, chyba że złożysz zawiadomienie do urzędu skarbowego opisane wyżej w pkt
• niedochowanie należytej staranności – jest to istotne w sytuacjach oskarżeń o oszustwa lub nadużycie w zakresie VAT, gdyż jeżeli urząd wykaże że nie dochowałeś należytej staranności to jest to jednoznaczne że wiedziałeś o tym a zatem nie masz prawa odliczenia vatu.

10. Zmiany w przepisach odnoszą się do „transakcji” wg ustawy prawo przedsiębiorców – czym zatem jest ta transakcja?

Jest to sytuacja w której stronami są wyłącznie przedsiębiorcy oraz jednorazowa wartość, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15.000 zł lub równowartość tej kwoty, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się wg kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.

W praktyce transakcją może być jedna faktura i tak jest najczęściej, ale może być to wiele faktur – na przykład jeżeli zawarta umowa między przedsiębiorcami przewiduje rozliczanie prac za etapy, a każdy etap jest oddzielnie fakturowany (bądź składają się na nią różne zamówienia). W takiej sytuacji limit kwotowy i sankcje obejmują wszystkie faktury, jeżeli stanowią jedną transakcję.

11. Mam fakturę pow. 15.000,00 zł. Czy mogę zapłacić ją kartą?

Przepisy o płatnościach na rachunek z białej listy i sankcje mówią o przelewie. Czyli jeżeli nie chcesz mieć sankcji, to niestety nie.

12. Co zrobić, gdy mam fakturę płatną na zagranicznego kontrahenta?

Płacenie na rachunki z białej listy dotyczy tylko polskich podatników VAT czynnych, jeżeli więc Twój kontrahent nie jest zarejestrowany do VAT w Polsce, to go te przepisy nie obowiązują.

13. Co mam zrobić, gdy mój rachunek nie widnieje na białej liście?

Upewnij się, czy go zgłosiłeś do urzędu skarbowego. Mogłeś to zrobić przez CEIDG, lub drukiem NIP-8 składanym w urzędzie skarbowym, w przypadku podmiotów rejestrowanych w KRS. Jeżeli nie zgłaszałeś – zrób to jak najszybciej, a jeżeli zgłaszałeś – spróbuj wyjaśnić to w swoim urzędzie skarbowym.

14. Czy jak wszystko będę płacił mechanizmem podzielonej płatności (split payment), to muszę weryfikować czy rachunek kontrahenta jest na białej liście?

Zapłata tą metodą chroni jedynie przed solidarną odpowiedzialnością, natomiast faktura i tak nie będzie kosztem, gdy zapłacisz ją na inny niż na białej liście rachunek bankowy, nawet z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności.